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六西格玛项目跟踪与监控在六西格玛项目的初期,团队往往会投入更多的时间和精力来定义项目,准备项目立项表和计划。项目立项表和计划一经批准,就要利用甘特图、网络计划技术等六西格玛工具,采取一系列措施,跟踪、监督和控制项目的实施,包括监控项目进度、预测、发现和解决问题、更新计划等,使项目恢复正常运转。
在项目的过程中,肯定会有与计划不符的地方。为此,团队需要快速识别并解决问题,使项目尽快恢复正常。如何对项目进行有效的监控呢?下图是项目监控的常用流程。
在制定项目计划时,为了便于以后的后续跟踪控制,项目计划中要有里程碑式的计划,每项工作都要有明确的产出要求。实际测量是指团队可以通过一些手段明确项目目前的进展情况。这些手段包括向企业领导或倡导者汇报、团队会议、甘特图检查等。了解目前的项目进度,可以和项目计划中的标准进行对比,找出差距,有效解决存在的问题。
项目监控的目的是在预算内按时完成项目。但实际上,能在规定的时间和预算内完成预定任务的项目并不多。这样,项目控制就涉及到项目的调整。调整项目的时间、预算或工作范围?为了有效控制项目,建议在制定项目计划时对项目柔性进行分析,并根据分析结果对项目进行调整。
项目不能像预期的那样顺利进行,一些突发情况会对项目造成很大影响,甚至导致项目失败。这需要提前识别风险并有效管理它们。因为团队无法预测未来,所以最好的办法就是在制定项目计划时,根据已知的信息制定风险管理计划。风险管理计划的制定可以参照风险识别、风险评估和风险管理三个步骤来完成。
风险识别:一般地,项目风险来源于两个方面,一是项目本身的,二是项目外部的,如企业战略的调整、行业政策的变化等,团队可以运用头脑风暴法从以上两个方面去识别项目风险。
风险评估:团队对于已经识别的风险进行评估,评估每项风险对项目威胁的大小,针对可能对项目造成较大威胁的风险制定预防及应急计划,进行风险管理。一般对风险的评估从三个方面进行:风险发生后后果的严重性、风险发生的概率、及时发现风险的难易程度。
风险管理:主要从三个方面考虑来制定风险预防计划,包括预防措施、应急措施、风险发生的临界定义,最好指定一名风险负责人。
建立DMAIC五个阶段项目进度报告机制,根据项目计划对每个阶段目标的实现情况进行回顾和评估,以便在过程中发现问题,及时调整资源和计划,保证项目目标的实现,这也是最有效的项目监控措施,是所有企业组织的惯常做法。
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